Tracking Outlook E-Mail

Ist möglich Outlook E-Mails zu tracken, um daraufhin durch Marketing-Automation einen automatisierten Kommunikationsprozess auszulösen?

Stellen Sie sich vor Sie schreiben ein Angebot in einem Texteditor, konvertieren es zu einem PDF und versenden es an Ihren Kunden. In 2019 waren es lt. Ines Bahr ca. 66.4% der KMU, die manuelle Methoden wie Stift & Papier, Excel und E-Mail-Programme zur Kundenverwaltung nutzen. Lediglich 32,4 % setzen dafür Software ein (Link zum Artikel).

Die meisten KMU nutzen immerhin ein E-Mail-Programm, um Angebote zu versenden und somit wäre es doch spannend, wenn mit verhältnismäßig wenig Aufwand nachvollziehbar wäre, ob ein Kunde das Angebot geöffnet hat. Und noch darüber hinaus: stellen Sie sich vor, dass man anhand der Marketing-Automatisierung den Kunden automatisch anschreibt, falls dieser nicht auf das Angebot reagiert? Sie können sich Ihren täglichen Aufgaben widmen, während das System personalisiert daran erinnert.

Mautic bietet für Microsoft Outlook eine Tracking-Lösung an, die es ermöglicht nach E-Mail-Versand das Öffnen der Mail abzufragen. Voraussetzung dafür ist, dass diese E-Mail-Adresse bereits im Mautic-System durch ein Opt-In eingetragen wurde. Ein automatischer Eintrag erfolgt nicht.

Wie genau sieht solch ein Prozess aus?

Schritt 1: Sie schreiben eine E-Mail an eine vorhandene Adresse (grüner Pfeil) und klicken danach den Track E-Mail-Button (gelber Pfeil). Danach klicken Sie wie gewohnt auf senden.

Mautic e-Mail

Schritt 2: Sie sehen in Mautic, dass die E-Mail versandt und ggf. bereits gelesen wurde.

Mautic offene E-Mail

Schritt 3: Durch eine interne Abfrage in Mautic, können Sie eine Kampagne auslösen, die Ihnen die weitere Arbeit abnimmt. In diesem Bildbeispiel wird im Anschluss an die E-Mail automatisch ein Service-Vertrag versendet.
(Einschränkung: Man kann nur den Status der Öffnung abfragen. Somit sollte man eine Kampagne gut planen, um diese nicht mit anderen Zielen einer Automatisierung zu vermischen.)

Mautic Kampagne

Schritt 4: Weitere Kampagnen-Schritte

Nach dem Versenden des Vertrages könnte eine weitere Kampagne die Erinnerung übernehmen und bei mangelnder Reaktion automatisch eine E-Mail oder SMS an den Vertrieb senden. So entstehen geplante Wartezeiten und der Vertrieb muss nur auf entsprechende Hinweise reagieren.

Fazit: Das Tracking von Outlook-Mails ist mit Mautic möglich und erweitert die Möglichkeiten einer automatisierten Kommunikation erheblich. Funktionen, die sonst nur mit dem großen Office-Paket oder größeren CRM möglich sind, können durch die Nutzung von Mautic ebenfalls umgesetzt werden. Und auch Klick-Tipp bietet in diesem Fall eine Fülle an Möglichkeiten. Allerdings ist ein E-Mail-Tracking nur innerhalb des Klick-Tipp-Systems möglich. Eine Funktion für Outlook entfällt.

Sie nutzen bereits Mautic und möchten wissen wie man die Funktion für das Tracking von Outlook-E-Mails installiert? Dann folgen Sie der kurzen Anleitung:

Schritt A: Installieren Sie die Outlook-Erweiterung.

Download-Link

Der Link wird freundlicherweise vom Unternehmen Autoize bereitgestellt. Entwickelt von Werner García compiliert durch Webmecanik.

Entpacken Sie das ZIP-File
Öffnen Sie den Ordner Bin

Klicken Sie auf die Exe-Datei

mautic outlook installer

Schritt B: Aktivieren Sie das Outlook-Plugin in Mautic.

Klicken Sie dafür unter Einstellungen auf Plugins

mautic plugins

Klicken Sie auf das Outlook-Plugin

Tragen einen gewünschten Secret-Key ein, mit dem das Outlook Add-In authorisiert wird (Sie können eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen nutzen) und veröffentlichen Sie es (Ja = grün)

Mautic token